Kurumsal Koordinasyon, Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi

Kurumsal Koordinasyon, Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi; Ajansın Stratejik Planı çerçevesinde hazırlanan Stratejik İletişim Planı’nın uygulama sürecini koordine etmek, Ajans’ın uluslararası ilişkilerini geliştirmek, kurumsal iletişim faaliyetlerini gerçekleştirmek, bilgi işlem ve teknik altyapıyı güçlendirmek, iç ve dış iletişim yeteneğinin geliştirilmesi amacıyla kurumsal stratejik yönetim faaliyetlerinde bulunmak, kurumsal yönetim, iletişim, tanıtım, işbirliği ve bilgilendirme faaliyetlerini daha etkin planlamak ve yürütülebilmek için faaliyet göstermektedir.

Kurumsal Koordinasyon, Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi’nin görevleri şu şekildedir;

Kurumsal Stratejik Yönetim

Ajansın tanıtım filmi hazırlamak ve iletişimle ilgili her tür faaliyetin yürütülmesi,
Toplantı, seminer, fuar, konferans, sempozyum v.b. organizasyonların planlanması/ koordine edilmesi,
Medya takibi yapmak, Medya kuruluşları ile işbirliğinin sağlanması,
Ajansın basılı tüm kurumsal kimlik materyallerinin tasarımı, basımı, uygulaması ile ajansın görünürlüğünün sağlanması,
Ajansın bilgi işlem ihtiyaçlarının tespit edilmesi ve tedarik edilmesi,
Ajansın web sayfasını oluşturmak, güncelliğini sağlamak ve sosyal medya hesaplarının aktif kullanımı konusunda bilgi işlem personelinin takip edilmesi,
Ajansın tüm bilgisayar, yazıcı ve diğer donanım birimlerinin sorunsuz çalışmasının sağlanması, güncelliğinin sağlanması ve bakımlarının yaptırılması,
Genel Sekreterin randevu ve ziyaret programının düzenlenmesi ve konuya ilişkin gerekli iş takibinin yapılması,
Kalkınma Kurulu toplantılarının ön hazırlık, planlama ve sonuç kısımlarının yürütülmesi,
Genel Sekreterin gezi, toplantı, ikili işbirliği ve kurumlar arası işbirliği organizasyonlarının düzenlenmesi,
Ajansta birimlerarası iletişimi ve koordinasyonun sağlanması,
Ajansın tanıtım broşürleri hazırlanmasının birimler işbirliğinde koordine edilmesi,
Ajansta bireylerarası ve birimlerarası iletişimin ve koordinasyonun sağlanması,
DOĞAKA Faaliyet Takvimi takip ve kontrol ederek güncelliğinin sağlanması,
Kurumsal açıdan verimliliği artırıcı çalışmaların yapılması,

Dış İlişkiler

Ajansın uluslararası kuruluşlara olan üyeliklerinin koordinasyonunun yapılması,
Ajansın uluslararası alanda tanıtımına ve bilinirliğini artırmaya yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesi,
Yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla iletişim işbirliğini geliştirmeye yönelik çalışmalarda bulunulması, uluslararası iletişimlerin kayıt altına alınması,
Bölgesel gelişme hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik olarak; kamu kesimi, özel kesim ve sivil toplum kuruluşları arasındaki işbirliğinin geliştirilmesi, ortak organizasyonların gerçekleştirilmesi,
Tanıtım ve işbirliği içerisinde, ulusal ve uluslararası organizasyonlara katılmak ve organizasyon değerlendirme raporunun hazırlanması,
Türkiye’nin katıldığı ikili veya çok taraflı uluslar arası programlara (AB Programları dahil) ilişkin ajansın diğer birimleri ile koordineli araştırma ve inceleme çalışmalarının yapılması,

Tanıtım ve Halkla İlişkiler

Kurumun imajının ve ajansın tanıtımı için kurumsal politikaların belirlenmesi, ajansın tanıtım ve iletişimiyle ilgili her türlü faaliyetlerin yürütülmesi,
Yurt içi ve dışındaki diğer kalkınma ajansları ile tanıtım ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin yürütülmesi,
Ajans içinde birimler arası kurumsal organizasyon planının yapılması ve koordinasyonun sağlanması,
Yazılı ve görsel medya takibi, basın/yayın ve halkla ilişkiler ilan takiplerinin yapılması ve konuya ilişkin Genel sekreterlik makamının bilgilendirilmesi,
Ajansın basılı tüm materyallerinin tasarımı, basımı vb. konularının koordine edilmesi,

Bilgi İşlem

Ajansta bulunan bilgisayar, yazıcı, diğer donanım birimleri ve yazılımların sorunsuz çalışmasını sağlamak için gerekli önlemlerinin alınması, sorunların giderilmesi ve bakımlarının yapılması,
Ajans personelinin yazılım ve donanım ihtiyaçlarının tespit edilmesi satın alma durumu söz konusu olduğunda araştırma yapılması, firmalarla bağlantı kurulması, teklifleri toplanması ve değerlendirilmesine yardımcı olunması,
Mevcut yazılımların ve donanımların kullanıcılar tarafından doğru bir şekilde kullanılabilmesine yardımcı olunması ve bu konuda Ajans personeline gerekli eğitimlerin verilmesi,
Bilgi güvenliğine ilişkin faaliyetlerin yürütülmesi,
Tüm bilgisayarların internet bağlantılarının kurulması ve bilgi sistemleriyle ilgili altyapı sorunu çıktığında ilk müdahalenin yapılması,
Ajans web sayfasının birimlerden gelecek bilgiler işbirliğinde oluşturulması, güncellenmesi, düzenli ve sürekli çalışmasının sağlanması,
Ajansın birimlerine ilişkin basılı materyal, bülten ve diğer yayınlara ilişkin (kitap, kitapçık, billboard, vinil afiş, davetiye (Kalkınma Kurulu ve Diğer Organizasyonlar), web sayfası işlemleri vb.) dizayn, kapak tasarımı iç sayfa tasarımı ve diğer tasarım faaliyetlerinin takip edilmesi,
Ajansımızda yürütülmekte olan proje izleme ve değerlendirme, Kalkınma Kurulu toplantıları ve diğer organizasyonlara ilişkin fotoğraf ve video çekimlerinin yapılması,
Ajansımız kurumsal kimlik materyallerine ilişkin çalışmaların takip ve koordinasyonunun yürütülmesi,
Ajansımızdaki ve yatırım destek ofislerindeki telefon santrallerinin kontrol ve takibinin yapılması,
Ajansımızdaki güvenlik kamera sisteminin kontrol ve takibinin yürütülmesi,
Yönetim Kurulu ve Seminer Salonları cihazlarını aktif tutmak, Video Konferans Sisteminin, ajans bünyesinde kullanımda olan yazıcı ve faksların aktif kullanımının sağlanması,
Personel Giriş ve Çıkış Kontrol sisteminin takibinin yapılması,
Toplu SMS atımı, medya kurum ve kuruluşlarına haber gönderimi işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
Personel Takip Sistemi (yıllık izinler) sistem yöneticiliğinin gerçekleştirilmesi,