İzleme ve Değerlendirme Birimi

İzleme ve Değerlendirme Birimi, Ajans tarafından hazırlanan plan ve programların ve desteklenen projelerin izleme ve değerlendirilmesi amacıyla gerekli bilgilerin toplanması, analizi, bildirimi ve kullanılması hususunda çalışmalar yapar. Destekleme faaliyetlerinin verimlilik, etkinlik, yaratılan etki ve sürdürülebilirliğinin düzenli aralıklarla takip edilmesini sağlar. Bu nedenle, hibe programı çerçevesinde desteklenen projelerin uygulanması, izlenmesi, yasa ve usullere uygunluğunun kontrolü, hibe yararlanıcısının sorunları ve ihtiyaçları ile yakından ilgilenir.

İzleme ve Değerlendirme Birimi’nin görev ve yetkileri şunlardır;

• Bölge Planı ve programlarının gerçekleşmesi amacıyla desteklenen faaliyet ve projeleri izlemek, denetlemek, değerlendirmek ve sonuçlarını Yönetim Kurulu ve Kalkınma Bakanlığı’na bildirmek,
• Destek programlarının ve projelerin değerlendirilmesine yönelik performans/başarı gösterge setinin belirlenmesine katkı sağlamak,
• Ajansın yürüttüğü programların, desteklediği proje ve faaliyetlerin ilerlemelerine yönelik değerlendirmeler yapmak, periyodik değerlendirme raporları hazırlamak, bölgenin kalkınması bakımından yarattığı etki ve sonuçları ile başarı düzeylerini tespit etmek amacıyla etki değerlendirmelerini yapmak,
• Kalkınma Bakanlığı ile koordineli bir şekilde, Ajansın sağlayacağı mali ve teknik desteklerin izleme ve değerlendirmesine yönelik temel ilke ve kurallar, sorumluluklar, kullanılacak belge ve formların standartları, yararlanıcıların proje ve faaliyetlerini uygularken uymaları gereken kuralların yasal ve kurumsal altyapısının tasarlanmasına katkıda bulunmak,
• Desteklenen proje ve faaliyetler için tasarlanan İzleme Bilgi Sistemi’nin koordinasyonunu sağlamak,
• Ajanstan destek almaya hak kazanmış proje/faaliyet sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri hazırlamak ve sözleşme imzalanması sürecine aktif olarak katılmak,
• Genel Sekreterce gerekli görülen projelere ön izleme ziyareti yapmak,
• Sözleşmelerin imzalanmasını müteakip, sözleşme bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek, yararlanıcının uygulama kapasitesini değerlendirmek ve yararlanıcı ile birlikte proje uygulamasına ilişkin bir yol haritası hazırlamak; projenin risk ve ihtiyaç analizlerine göre ön ödeme yapılmasının uygunluğu ve ön ödeme miktarı konusunda görüşünü Genel
• Sekretere bildirmek,
• Yararlanıcılara, proje/faaliyet uygulama ve satın alma usulleri, İzleme Bilgi Sistemi’nin kullanımı, raporlama gibi konularda eğitimler vermek; bu amaçla bir Proje Uygulama Rehberi hazırlamak ve uygulamada yararlanıcılara karşılaştıkları problemlerin çözümüne yönelik destek vermek,
• Desteklenen proje ve faaliyetlere izleme ziyaretleri gerçekleştirmek,
• Uygulama aşamasına geçmiş proje ve faaliyetlerde öngörülen amaç ve hedeflere ulaşılmasına yardımcı olmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleşme hükümlerine uygun yürümesini sağlamak,
• Riskleri önceden tespit ederek düzeltici ve önleyici tedbirler almak, gerekiyorsa sözleşme değişiklikleri, fesih, usulsüzlükler, geri ödemeler vb. ile ilgili işlemleri yapmak,
  Yararlanıcılar tarafından sunulan raporları ve ödeme taleplerini değerlendirmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak ve yapılan harcamaların usule uygunluğunu denetlemek,
• Birimle ilgili görev ve faaliyetler kapsamında, ilgili yerel, ulusal ve uluslararası kurumlarla işbirliği ve kapasite geliştirmeye yönelik çalışmalar yapmaktır.